Разработка и внедрение кадровой документации

Каждое юридическое лицо, вне зависимости от его организационно-правой формы, численности должно вести документацию по личному составу – кадровую документацию.

Кадровая документация – это совокупность локальных документов юридического лица, содержащие нормы трудового права, принимаемые работодателем в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством. В каждой организации должен быть составлен и утвержден для внутреннего пользования ряд кадровых документов, наличие которых предусмотрено действующим законодательством. Список кадровой документации необходимый каждому юридическому лицу установлен в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Данный список кадровой документации утвержден Росархивом 06.10.2000, и подвергался редакции ноябре 2003. Это различные виды кадровых документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников на предприятии, проведения аттестации и подтверждения квалификации, поощрения и награждения сотрудников. Так же там содержатся и иные кадровые документы, которые характеризуют правовые, трудовые и иные взаимоотношения отдельных лиц с организациями, подтверждающие трудовой стаж сотрудников, оплату труда, изменение в должностном и социально-правовом положении работника. В январе 204 года Госкомстатом России принято постановление №1, в котором утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Обязательные кадровые документы, которые необходимо вести юридическому лицу:

• Правила внутреннего трудового распорядка (Статья 189 Трудового кодекса РФ)
• Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Постановление МТиСР РФ от 10.10.03 N 69)
• Положение о персональных данных работников (Статья 86 Трудового кодекса РФ)
• Инструкции по охране труда по профессиям (Раздел Х Трудового кодекса РФ)
• Журнал инструктажа [ознакомления с инструкциями] (Раздел Х Трудового кодекса РФ)
• Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования (Статья 69 Трудового кодекса РФ)
• График отпусков (Статья 123 Трудового кодекса РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)

Обязательные кадровые документы, которые необходимо вести юридическому лицу, если их положения не отрегулированы трудовым договором:

• Должностные инстукции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием (Единый тарифно-квалификационный справочник)
• Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании работников (Раздел VI Трудового кодекса РФ)
• Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.04 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»)

Необязательные для ведения юридическим лицом кадровые документы:

• Положение об охране труда (Раздел Х Трудового кодекса РФ)
• Коллективный договор (Глава 7 Трудового кодекса РФ)

Обязательные кадровые документы, которые необходимо вести юридическому лицу по каждому работнику организации:

• Трудовой договор (Статьи 16, 56, 67 Трудового кодекса РФ)
• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Статья 68 Трудового кодекса РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
• Личная карточка работника (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
• Трудовая книжка (Статья 66 Трудового кодекса РФ, постановление Правительства от 16.04.03 N 225 «О трудовых книжках», Постановление МТиСР РФ от 10.10.03 N 69)
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
• Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты (Статья 128 Трудового кодекса РФ)
• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Статья 91 Трудового кодекса РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
• Договоры о полной материальной ответственности [В случаях установления полной материальной ответственности] (Приложения N 2 и N 4 к постановлению МТиСР РФ от 31.12.2002 N 85)
• График сменности [при наличии сменной работы] (Статья 103 Трудового кодекса РФ)

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируются Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции) и ФНС. Согласно Федеральному закону «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) от 8 августа 2001 г. закон № 134-ФЗ государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета.

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ Рострудинспкция осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности организаций, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

Специалисты Анико имеют обширный о в разработке и ведении каровой документации. У нас есть специализированные наработки по ведению кадровой документации в крупных и средних организациях. В зависимости от Ваших пожеланий, мы можем предложить Вам полное или выборочное ведение кадровой документации. Вы можете обратиться к нам с просьбой разработки любой должностной инструкции, трудового, коллективного договора или иного внутреннего документа Вашей организации.

Обратившись в нашу компанию, Вы будете уверенны в правильности ведения кадровой документации Вашей организации. Вы будете уверены в то, что в случае визита проверяющего лица, Ваша кадровая документация будет соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации. Мы сохраним Ваше спокойствие и убережем от финансовых потерь.

Мы будем рады видеть Вас в числе наших клиентов.